11 étapes pour la réalisation d’un voyage éducatif

Vous souhaitez offrir une expérience de voyage extraordinaire à vos élèves? Vous manquez de temps pour mettre en place votre projet? Voici les 11 étapes nécessaires à la réalisation de votre voyage!

 

1. Profiter de notre expertise
Dès les premiers pas de votre projet de voyage, notre équipe-conseil GPS pourra vous aider à cibler les objectifs vendeurs, les dates les mieux adaptées à votre projet et discuter des pièges à éviter pour bien mener votre projet à terme et le plus important, nous vous aiderons à choisir la destination en fonction de vos objectifs. Sachez qu’il est possible de bâtir sur mesure des voyages davantage sportifs ou culturels, communautaires, artistiques, ou un mélange de plusieurs thématiques! En choisissant un thème dominant et/ou original, le recrutement sera plus facile et les jeunes plus motivés! Il faut également prendre le temps de bien choisir les dates et faire attention aux fêtes et aux fériés de la destination, afin d’éviter de faire monter les coûts du voyage et s’assurer de la disponibilité des hébergements. 

 

2. Sonder les jeunes
La deuxième étape consiste à valider la faisabilité auprès de la direction et à sonder l’intérêt des jeunes par rapport à votre projet de voyage. Pensez à impliquer les plus motivés, ils vous serviront d’ambassadeurs pour mener le voyage à terme!

 

3. Demander une soumission
Une fois que vous avez réellement le sentiment que le projet est réalisable, il est temps de nous demander une soumission préliminaire. Notre équipe pourra vous aider à bâtir votre itinéraire sur mesure qui sera toujours ajustable dans le temps et sur lequel des modifications pourront être apportées jusqu’au départ. De notre côté, nous discuterons avec nos partenaires à destination afin de bien leur communiquer vos besoins et nous travaillerons ensemble pour vous offrir une soumission qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. 

 

4. Le recrutement
Pour susciter de l’intérêt envers votre projet de voyage, sa publicisation est primordiale. N’hésitez pas à nous demander de l’aide pour la création d’affiches que vous pourrez installer dans des endroits stratégiques de votre établissement. Une version électronique pour vos réseaux sociaux et la page internet de votre école vous sera également fournie. Ces outils vous aideront à susciter la curiosité et à faire connaître le projet! Consultez nos 4 conseils de vente pour vous aider à faire la promotion de votre projet lors de vos prochaines tournées de classe.

 

5. Inscriptions
Le succès du recrutement se mesure par le nombre d’inscriptions officielles reçues! Depuis quelques années, nous aidons les professeurs qui voyagent avec nous à vendre leur projet auprès des parents. Nous avons constaté qu’une présentation de vente augmente le nombre de participants de 10 à 15%. Faites équipe avec GPS tout au long des étapes! Et pendant que vous amassez les feuilles d’inscription, pensez à demander toutes les informations et les documents importants en même temps (copies de passeport, souscriptions à l’assurance voyage, chèques postdatés, allergies, etc.) Il est également important de bien vérifier la date d’expiration des passeports. Les exigences d’entrée et de sortie sont différentes pour chaque pays et plusieurs d’entre eux demandent que le passeport soit valide au moins trois ou six mois après la date de retour du passager. 

 

6. Mise à jour de la soumission
Onze mois avant le départ du groupe, nous avons enfin accès aux blocs de sièges pour les billets d’avion! Nous ferons donc une mise à jour de la soumission avec les coûts réels et il sera également le moment pour vous de nous faire part de modifications ou d’ajouts majeurs à la soumission en fonction du nombre de participants officiellement inscrits. En montrant de la flexibilité de date, vous pourrez parfois en avoir plus pour votre argent ; un départ le dimanche peut être moins coûteux qu’un départ le vendredi par exemple.

 

7. Préparatifs et rencontre de parents
Plusieurs écoles organisent une rencontre prédépart avec les participants et leurs parents pour clarifier certains points et les informer le mieux possible, mais surtout les sécuriser. Parlez-en à votre conseiller, ces rencontres font partie de notre offre de service! C’est souvent une belle occasion pour nous de vous rencontrer et d’entrer en contact avec les jeunes.

 

8. Émission finale des billets d'avion
À environ trente jours du départ, les billets d’avion officiels sont émis. Avant cette date, il est donc important pour vous d’avoir en main toutes les copies de passeport valide. 

 

9. Réception du cartable de départ
Peu de temps après l’émission des billets d’avion, nous vous enverrons tous les documents nécessaires au voyage dans une trousse prédépart. Vous y retrouverez l’itinéraire final, les listes de chambres, les billets d’avion ainsi que toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du voyage.

 

10. Enfin le départ!
Le temps est enfin venu de faire ses bagages et partir! N’hésitez pas à nous faire parvenir des photos de votre groupe aux quatre coins du monde et pensez à utiliser le hashtag #globalGPS sur vos publications de réseaux sociaux! Sachez également qu’il est possible en tout temps de nous rejoindre sur notre ligne d’urgence 24/7. Il nous fera plaisir de vous assister et de répondre à vos questions à toute heure du jour ou de la nuit! 

 

11. Le retour
Il est primordial pour nous d’obtenir vos impressions du voyage! Nous devons connaître les bons et les moins bons coups, quels qu’ils soient. Nous vous demanderons donc de remplir un sondage de retour, mais aussi d’en faire remplir un par les élèves prenant part au voyage. Votre opinion et la leur nous permettent d’offrir année après année des voyages qui marqueront les élèves de votre école.